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如何在会计中记录付款?

在会计中记录付款也可以称为“应付账款”,这意味着给定公司欠公司或供应商的产品或服务的总金额。此外,应付账款余额反映在资产负债表中,特别是在流动负债部分,包括所有应支付的发票。

例如,一家公司刚从 B 公司购买了办公用品,并收到了 500 美元的发票,应将金额记录在其应付账款分类账中,并在到期日或之前支付,以改善其现金流并避免滞纳金。

应付账款与应收账款

应付账款和应收账款是权责发生制会计中用于在不交换现金时记录交易的会计概念。应付账款 由公司在赊购商品和服务时记录,并将在未来期间支付。应付账款被视为公司的流动负债。

应收账款则相反,因为这是一家公司记录向另一家出售其商品或服务但尚未收取任何资金的地方。应收账款被视为唱片公司的流动资产。

如何在会计中记录付款的示例

假设一家名为 Bags Unlimited 的公司向 B 公司出售了 100 个尼龙袋,两家公司都约定了某个付款到期日。经双方同意,Bags Unlimited 发送发票并注明到期日为 12 月 15 日。它将交易记录为应收账款,而 B 公司将其记录为应付账款。

应付账款是借方还是贷方?

由于会计中使用的术语,上述问题确实使一些人感到困惑。例如,应付账款被视为公司的债务,因为它们涉及赊购商品。但是,在复式记账法中,应付账款的增加总是记录为贷项。

应付账款中的贷方余额代表公司欠其供应商的总金额。收到发票后,会记录所欠金额,从而提高贷方余额。

发票支付时,将金额记入应付账款账户的借方;因此,降低了信贷余额。应付账款越高,其贷方余额越高,应付账款越低,其贷方余额越低。

应付账款流程

应付账款流程看起来很容易,但它需要对发票进行非常仔细的审查,因为最轻微的错误可能会给公司带来巨大的损失。事实上,所有的公司,尤其是大型和历史悠久的公司,都需要采用自动化的应付账款系统,以确保准确执行以下流程。

1. 发票收据

第一步是收到发票,可以通过电子邮件、传真或快递等多种渠道完成。

2.转发给合适的人

因为它只能通过邮件或通过公司的电子邮件到达,所以必须将其转发给适当的人,如果有这样的职位,他们可能是会计师、经理、簿记员或应付账款专家。

3. 输入细节

一旦它到达正确的人的手中,发票的详细信息就会被输入到电子表格或会计系统等文件中,并保存下来。

4. 审批发票

发票的批准非常关键。理想情况下,在付款之前,每张发票都应该经过严格的审查,以确保所有发票都是有效和授权的。其实具体有几点需要检查,包括:

  • 预先批准公司发出的费用或采购订单
  • 付款前购买的商品到货
  • 发票的奇异性
  • 与供应商的合同和协议

5. 开具支票

完成这些步骤并验证发票后,会计师会创建支票并指定每张支票要支付的金额。它们被密封在信封中,标有适当的地址,然后发送给预期的收件人。

上述步骤在手动应付账款系统中。因为它非常繁琐且耗时,并且出错的可能性很高,所以强烈建议使用自动化系统。

运行良好的应付账款系统的特点

准确的应付账款流程会产生准确的财务报表,最终导致公司的成功。一个运行良好的应付账款系统具有以下特点。

  • 处理合法的发票,不仅准确而且及时。
  • 发票记录在正确的帐户中。
  • 调整未处理费用。

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